Digitales Dokumentenmanagement – Dokumentenverwaltung digital, sicher und intelligent

Dokumentenmanagement
mit HONESTY

Revisionssicher

Digital (Cloud)

Workflows

Über HONESTY

HONESTY ist unser bevorzugtes Dokumentenmanagement System, welches von unserem Partner sc syngergy GmbH entwickelt wird. Seit über 15 Jahren begleitet die europaweit agierende sc synergy GmbH aus der Rhein-Main Region ihre Kunden in die digitale Zukunft. Mit ihrem DMS HONESTY unterstützt die sc synergy dabei, Dokumente digital, sicher und intelligent zu verwalten.

Hier finden Sie weitere Informationen zur sc synergy GmbH.

Nutzen einer DMS-Lösung:

Software-Lösungen für Dokumentenmanagement sind für mittelständische Unternehmen unverzichtbar.

Zunehmend wächst die Zahl an elektronischen Dokumenten. Dabei ist es wichtig, dass zusammengehörige Dokumente auch bei verteilten Standorten jederzeit zugänglich und schnell auffindbar sind, denn diese sind i.d.R. über Standorte und Filialen hinaus Teil eines Prozesses.

In vielen Unternehmen wird dennoch jedes Dokument ausgedruckt, aufwändig manuell bearbeitet und in Papierform in einem Archiv abgelegt. Eine schnelle Recherche nach einem Dokument ist dabei nur schwer möglich.

Dokumentenmanagementsysteme sparen Ihnen Zeit, verbessern Ihre Produktivität, senken Ihre Kosten, und erfüllen in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation jederzeit die gesetzlichen Anforderungen.

Einige Dokumentenmanagementsysteme sind geräteunabhängig und standardisiert, können jedoch speziell auf Ihr Unternehmen angepasst werden. So ist beispielsweise auch die Integration von bereits genutzten ERP- und Buchhaltungssystemen möglich.

Dokumente werden automatisch eingelesen, klassifiziert, sicher archiviert und sind jederzeit von überall verfügbar. Darüber hinaus stehen Funktionen bereit, die die Kommunikation im Team, insbesondere auch bei der Freigabe von Dokumenten unterstützen.

Folgende Unternehmen profitieren von einem DMS:

UNTERNEHMEN,

die ein hohes Rechnungsaufkommen haben
denen das Thema „Umweltschutz“ wichtig ist
mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen
die Zeit und Geld sparen, sowie ihre Qualität steigern möchten
mit verteilten Standorten
die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten

Vorteile einer DMS-Lösung

Ihre Vorteile
auf einen Blick:

Sichere Datenspeicherung
Einfaches Finden von Dokumenten
Permanenter Dokumentenzugang
Zeitersparnis und Umweltschutz
Vermeiden von Fehlern
Bessere Teamarbeit und Übersicht
Komfortable Bearbeitung

BESCHLEUNIGTE DOKUMENTENRECHERCHE Im Falle einer Rechnungsprüfung haben Sie auch zusammenhängende Dokumente jederzeit parat. Somit sparen Sie Zeit, Geld und Nerven.
WENIGER FEHLER UND MANUELLE EINGABEN Wichtige Informationen aus Dokumenten müssen nicht mehr manuell abgetippt werden. Die automatische Klassifizierung erledigt die Arbeit in Sekundenschnelle und mit einer geringeren Fehlerquote
RECHTSSICHERHEIT Durch eine Verfahrensdokumentation, eine sichere Ablage Ihrer Dokumente und die automatische Aufbewahrung für die Dauer der spezifischen Aufbewahrungsfrist des Dokumententyps sind Datenschutz und GoBD-Konformität jederzeit gewährleistet.
SPAREN SIE PAPIER Das Ausdrucken von Dokumenten ist nicht mehr notwendig. Ihr Digitales Archiv übernimmt die sichere Dokumentenverwahrung.
GELD SPAREN Automatisierte Prozesse und permanente Dokumenten- und Terminübersichten beschleunigen die Rechnungsbearbeitung oder erinnern Sie an Fristen und sparen Ihnen somit bares Geld.
TEAMARBEIT Erleben Sie Teamarbeit auf einem neuen Level und erledigen Sie Ihre Aufgaben durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung und individuelle ToDo-Listen.

Demo-Beispiel HONESTY mit seinen Grundfunktionen

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Weitere Funktionen über die Grundfunktionen hinaus finden Sie in diesem Handout

Anwendungsbeispiel:
So optimiert ein DMS Ihren Rechnungseingangsprozess

01

01. ARCHIV UND RECHERCHE

Eingangsrechnungen werden automatisiert eingelesen und sicher archiviert. Umfangreiche Suchfunktionen ermöglichen das Auffinden von zusammengehörigen Dokumenten in Sekundenschnelle auch von verteilten Standorten aus.
02

02. KLASSIFIZIERUNG

Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und weiterverarbeitet. Somit werden Fehler reduziert und Zeit sowie Kosten werden gespart.
03

03. ERP- SOWIE BUCHHALTUNGS-INTEGRATION

Nutzen Sie bereits ERP- oder Buchhaltungssysteme, können alle Informationen über Schnittstellen im- und exportiert werden.
04

04. BERECHTIGUNGEN UND TODO-LISTEN

Nutzern werden individuelle Rollen mit Berechtigungen zugeordnet. So wird der Datenschutz gewährleistet und die gemeinsame Bearbeitung der Dokumente optimiert. Rollenbasierte ToDo-Listen gewähren permanente Übersicht. So haben alle Mitarbeiter Ihre ausstehenden Aufgaben stets im Blick.

05

05. E-MAIL-INTEGRATION, KOMMENTARE UND
BEARBEITUNG IM DOKUMENT

Für die interne und externe Kommunikation ist eine E-Mail-Schnittstelle integriert. Im Dokument können Kommentare eingefügt und Dokumente einfach per Link geteilt werden. Für die interne Kommunikation steht darüber hinaus eine weitere Kommentarfunktion bereit und Dokumente können gemeinsam im System bearbeitet werden.
06

06. PROZESSDOKUMENTATION UND VERSIONIERUNG

Alle Änderungen am Dokument werden stets dokumentiert. Vorherige Dokumentversionen wie das Original können jederzeit wiederhergestellt werden.
07

07. WORKFLOWS UND RECHNUNGSFREIGABE

Durch automatisierte Workflows werden Eingangsrechnungen mit den dazugehörigen Unterlagen automatisch an die weiter bearbeitende Stelle weitergeleitet. Diese können mit nur einem Klick freigegeben werden. Workflows können Sie selbst ohne Programmierung anpassen. Profitieren Sie von einer schnelleren, bequemeren und übersichtlichen Rechnungsfreigabe.