mit HONESTY
Revisionssicher
Digital (Cloud)
Workflows
Über HONESTY
DMS HONESTY ist unser bevorzugtes Dokumentenmanagement System, welches von unserem
Partner, der sc synergy GmbH, entwickelt wird. Seit über 15 Jahren begleitet der europaweit agierende Softwarehersteller und Serviceprovider mit Sitz in der Rhein-Main Region Kundinnen und Kunden in die digitale Zukunft. Die Lösung DMS HONESTY unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumente digital, sicher und intelligent zu verwalten.
Hier finden Sie weitere Informationen zur sc synergy GmbH
Nutzen einer DMS-Lösung:
Software-Lösungen für Dokumentenmanagement sind für mittelständische Unternehmen unverzichtbar.
Zunehmend wächst die Zahl an elektronischen Dokumenten. Dabei ist es wichtig, dass zusammengehörige Dokumente auch bei verteilten Standorten jederzeit zugänglich und schnell auffindbar sind, denn diese sind i.d.R. über Standorte und Filialen hinaus Teil eines Prozesses.
In vielen Unternehmen wird dennoch jedes Dokument ausgedruckt, aufwändig manuell bearbeitet und in Papierform in einem Archiv abgelegt. Eine schnelle Recherche nach einem Dokument ist dabei nur schwer möglich.
Dokumentenmanagementsysteme sparen Ihnen Zeit, verbessern Ihre Produktivität, senken Ihre Kosten, und erfüllen in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation jederzeit die gesetzlichen Anforderungen.
Einige Dokumentenmanagementsysteme sind geräteunabhängig und standardisiert, können jedoch speziell auf Ihr Unternehmen angepasst werden. So ist beispielsweise auch die Integration von bereits genutzten ERP- und Buchhaltungssystemen möglich.
Dokumente werden automatisch eingelesen, klassifiziert, sicher archiviert und sind jederzeit von überall verfügbar. Darüber hinaus stehen Funktionen bereit, die die Kommunikation im Team, insbesondere auch bei der Freigabe von Dokumenten unterstützen.
Folgende Unternehmen profitieren von einem DMS:
UNTERNEHMEN,
- die ein hohes Rechnungsaufkommen haben
- denen das Thema „Umweltschutz“ wichtig ist
- mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen
- die Zeit und Geld sparen sowie ihre Qualität steigern möchten
- mit verteilten Standorten
- die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten
Vorteile einer DMS-Lösung
Ihre Vorteile
auf einen Blick:
- Sichere Datenspeicherung
- Einfaches Finden von Dokumenten
- Permanenter Dokumentenzugang
- Zeitersparnis und Umweltschutz
- Vermeiden von Fehlern
- Bessere Teamarbeit und Übersicht
- Komfortable Bearbeitung
- BESCHLEUNIGTE DOKUMENTENRECHERCHE Im Falle einer Rechnungsprüfung haben Sie auch zusammenhängende Dokumente jederzeit parat. Somit sparen Sie Zeit, Geld und Nerven.
- WENIGER FEHLER UND MANUELLE EINGABEN Wichtige Informationen aus Dokumenten müssen nicht mehr manuell abgetippt werden. Die automatische Klassifizierung erledigt die Arbeit in Sekundenschnelle und mit einer geringeren Fehlerquote.
- RECHTSSICHERHEIT Durch eine Verfahrensdokumentation, eine sichere Ablage Ihrer Dokumente und die automatische Aufbewahrung für die Dauer der spezifischen Aufbewahrungsfrist des Dokumententyps sind Datenschutz und GoBD-Konformität jederzeit gegeben.
- SPAREN SIE PAPIER Das Ausdrucken von Dokumenten ist nicht mehr notwendig. Ihr Digitales Archiv übernimmt die sichere Dokumentenverwahrung.
- GELD SPAREN Automatisierte Prozesse und permanente Dokumenten- und Terminübersichten beschleunigen die Rechnungsbearbeitung oder erinnern Sie an Fristen und sparen Ihnen somit bares Geld.
- TEAMARBEIT Erleben Sie Teamarbeit auf einem neuen Level und erledigen Sie Ihre Aufgaben durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung und individuelle To-do-Listen.
Ein Anwendungsbeispiel:
So optimieren Sie mittels DMS Ihren Rechnungsprozess
- 01
01. ARCHIV UND RECHERCHE
Eingangsrechnungen werden automatisiert eingelesen und sicher archiviert. Umfangreiche Suchfunktionen ermöglichen Ihnen das Auffinden von zusammengehörigen Dokumenten in Sekundenschnelle – auch von verteilten Standorten aus. - 02
02. KLASSIFIZIERUNG
Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und weiterverarbeitet. Somit werden Fehler reduziert und Zeit sowie Kosten werden gespart. - 03
03. ERP- SOWIE BUCHHALTUNGS-INTEGRATION
Nutzen Sie bereits ERP- oder Buchhaltungssysteme, können alle Informationen über Schnittstellen im- und exportiert werden. - 04
04. BERECHTIGUNGEN UND TODO-LISTEN
Nutzern werden individuelle Rollen mit Berechtigungen zugeordnet. So wird der Datenschutz gewährleistet und die gemeinsame Bearbeitung der Dokumente optimiert. Rollenbasierte To-do-Listen gewähren permanente Übersicht. So haben alle Mitarbeiter ihre ausstehenden Aufgaben stets im Blick.
- 05
05. Unterstützende Kommunikationsfunktonen
E-Mail -Integration, Kommentare und Bearbeitung im Dokument: Für die interne und externe Kommunikation ist eine E-Mail-Schnittstelle integriert. Im Dokument können Kommentare eingefügt und Dokumente einfach per Link geteilt werden. Für die interne Kommunikation steht darüber hinaus eine weitere Kommentarfunktion bereit und Dokumente können gemeinsam im System bearbeitet werden. - 06
06. PROZESSDOKUMENTATION UND VERSIONIERUNG
Alle Änderungen am Dokument werden stets dokumentiert. Vorherige Dokumentversionen, wie das Original, können jederzeit wiederhergestellt werden. - 07
07. WORKFLOWS UND RECHNUNGSFREIGABE
Durch automatisierte Workflows werden Eingangsrechnungen mit den dazugehörigen Unterlagen automatisch an die weiter bearbeitenden Stellen weitergeleitet. Diese können mit nur einem Klick freigegeben werden. Workflows können Sie selbst ohne Programmierung anpassen. Profitieren Sie von einer schnelleren, bequemeren und übersichtlichen Rechnungsfreigabe.
Weitere Anwendungsbeispiele:
Verträge und Projekte digital verwalten
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Intelligente Lösungen für Speditionen
Sie möchten Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren?
Vermeidung von doppelter Arbeit
Effizientere Dokumentenver- arbeitung
Kosten
senken
Fehler
reduzieren
Verbesserte
Teamarbeit
Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
Ihre Ansprechpartner innerhalb der KÖNIG Gruppe:
Andreas Müller
Solution Consultant
Peter Hübeler-Pochciol
Key Account Manager Projekt- & Dokumentenmanagement
Herbert König Bürotechnik KG
Am Dachspfad 23 | 61169 Friedberg
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